Phần mềm quản lý khóa khách sạn: cấp thẻ, phân quyền và quản lý phòng

Phần mềm quản lý khóa khách sạn là bộ não phía sau từng chiếc khóa thẻ từ trên hành lang: lễ tân dùng nó để cấp thẻ cho khách, giới hạn thời gian lưu trú, phân quyền buồng phòng và vô hiệu thẻ bị mất. Nhiều chủ khách sạn, nhà nghỉ, căn hộ dịch vụ chỉ chú ý đến mẫu khóa mà quên hỏi về phần mềm, để rồi vận hành vất vả. Bài viết giúp anh chị hiểu hệ thống hoạt động thế nào và cần hỏi gì trước khi đầu tư.

Hệ thống khóa khách sạn gồm những thành phần nào?

• Khóa thẻ từ lắp trên cửa phòng: đọc thẻ, kiểm tra quyền và thời hạn, sau đó mở chốt. Khóa chạy bằng pin, không cần đi dây.
• Máy cấp thẻ (đầu ghi thẻ) đặt ở quầy lễ tân, kết nối với máy tính.
• Phần mềm quản lý khóa khách sạn cài trên máy tính lễ tân, nơi tạo và ghi thông tin lên thẻ.
• Thẻ từ cho khách và các loại thẻ chức năng cho nhân viên.
• Công tắc tiết kiệm điện trong phòng (tùy chọn), cắm thẻ mới có điện. Xem thêm bài công tắc tiết kiệm điện khách sạn.

Điểm quan trọng: trong mô hình phổ biến, khóa trên cửa hoạt động offline. Thông tin quyền và thời hạn nằm trên thẻ, khóa chỉ đọc và đối chiếu. Vì vậy mất mạng hay tắt máy tính lễ tân, khách vẫn vào phòng bình thường bằng thẻ đã cấp.

Phần mềm quản lý khóa khách sạn làm được những gì?

Cấp thẻ khách theo thời gian lưu trú

Đây là chức năng dùng nhiều nhất của phần mềm quản lý khóa khách sạn. Lễ tân chọn số phòng, giờ nhận và giờ trả phòng rồi ghi lên thẻ. Hết giờ, thẻ tự mất hiệu lực mà không cần thu hồi. Khi khách gia hạn, lễ tân chỉ cần ghi lại thẻ.

Phân quyền nhân viên

Thường gồm thẻ quản lý mở toàn bộ, thẻ tầng mở các phòng trong một tầng, thẻ buồng phòng theo ca, thẻ khẩn cấp. Mỗi thẻ có khung giờ và phạm vi riêng.

Vô hiệu thẻ bị mất

Khi khách hoặc nhân viên báo mất thẻ, lễ tân cấp thẻ mới; thẻ cũ bị chặn theo cơ chế của từng hệ (ví dụ thẻ mới ghi đè, hoặc dùng thẻ chặn quẹt vào khóa).

Tra cứu lịch sử mở cửa

Khóa lưu nhật ký các lần mở. Tùy hệ, nhân viên dùng thiết bị hoặc thẻ đọc dữ liệu để kiểm tra khi có khiếu nại.

Báo cáo vận hành

Nhiều phần mềm quản lý khóa khách sạn có thống kê thẻ đã cấp, phòng đang có khách, giúp đối chiếu với sổ sách lễ tân.

Quy trình cấp thẻ bằng phần mềm quản lý khóa khách sạn

1. Kiểm tra giấy tờ, xác nhận đặt phòng.
2. Mở phần mềm, chọn phòng, nhập giờ nhận và giờ trả.
3. Đặt thẻ trống lên máy cấp thẻ, bấm ghi.
4. Thử thẻ trên máy (nếu phần mềm hỗ trợ đọc lại) trước khi giao khách.
5. Khi khách trả phòng, thu thẻ để tái sử dụng; thẻ hết hạn tự vô hiệu.

Với phần mềm quản lý khóa khách sạn được thiết kế tốt, quy trình này giúp lễ tân mới chỉ cần vài buổi là quen, không phải giữ hàng trăm chìa cơ như mô hình cũ.

Chọn khóa tương thích phần mềm quản lý khóa khách sạn

Khóa, máy cấp thẻ và phần mềm thường đi theo bộ của cùng một hệ; thẻ ghi bằng phần mềm hệ này thường không mở được khóa hệ khác. Vì vậy khi đầu tư, anh chị nên mua đồng bộ và hỏi rõ:

• Bộ sản phẩm có kèm phần mềm và máy cấp thẻ không, hay phải mua riêng.
• Phần mềm chạy trên hệ điều hành nào, có hỗ trợ tiếng Việt không.
• Có giới hạn số phòng, số thẻ không.
• Khi mở rộng thêm phòng, có mua thêm khóa cùng hệ dễ dàng không.

Xem đầy đủ các mẫu trong danh mục khóa khách sạn hoặc bài khóa thẻ từ khách sạn.

Khi nào nên dùng app thay cho phần mềm cấp thẻ?

Với homestay, căn hộ dịch vụ ít phòng, chủ nhà thường không có lễ tân cố định. Khi đó khóa vân tay có app (như TTLock, Tuya) cho phép gửi mã mở cửa có thời hạn qua tin nhắn, khách tự nhận phòng. Mô hình này linh hoạt nhưng mỗi khóa cần quản lý qua app riêng. Với khách sạn từ vài chục phòng có quầy lễ tân, phần mềm quản lý khóa khách sạn với thẻ từ vẫn gọn và nhanh hơn. Tham khảo thêm bài khóa cửa cho homestay.

Câu hỏi thường gặp về phần mềm quản lý khóa khách sạn

Máy tính lễ tân hỏng thì có mất dữ liệu khóa không?

Khóa trên cửa vẫn hoạt động với thẻ đã cấp. Anh chị nên sao lưu dữ liệu phần mềm định kỳ và hỏi nhà cung cấp cách cài lại trên máy mới.

Phần mềm quản lý khóa khách sạn có kết nối được phần mềm quản lý đặt phòng không?

Một số hệ có hỗ trợ tích hợp, một số không. Anh chị cần hỏi cụ thể hệ khóa định mua và phần mềm đặt phòng đang dùng.

Pin khóa khách sạn hết thì xử lý thế nào?

Khóa báo pin yếu trước, nhân viên kỹ thuật nên kiểm tra định kỳ theo tầng. Trường hợp khẩn cấp, quản lý dùng chìa cơ hoặc phương án dự phòng của nhà sản xuất.

Đầu tư phần mềm quản lý khóa khách sạn đúng hệ ngay từ đầu giúp lễ tân thao tác nhanh, an ninh phòng chặt chẽ và mở rộng dễ dàng. Hãy chọn khóa, máy cấp thẻ và phần mềm đồng bộ, có đơn vị hỗ trợ kỹ thuật rõ ràng.