Khóa vân tay chấm công cho văn phòng: dùng được đến đâu, chọn thế nào?
Nhiều chủ văn phòng nhỏ muốn một thiết bị làm hai việc: giữ cửa an toàn và ghi nhận giờ nhân viên đến, về. Đó là lý do cụm từ khóa vân tay chấm công được tìm kiếm ngày càng nhiều. Thực tế, khóa cửa có app và lịch sử ra vào làm được một phần việc này, nhưng cũng có giới hạn mà anh chị cần biết trước khi đầu tư.
Khóa vân tay chấm công thực chất là gì?
Trên thị trường có hai nhóm thiết bị dễ bị nhầm với nhau:
- Máy chấm công vân tay chuyên dụng: đặt trên tường, chỉ ghi nhận giờ quét, có phần mềm tính công, ca làm, xuất bảng lương. Thiết bị này không khóa cửa.
- Khóa cửa vân tay có app quản lý: khóa và mở cửa thật, đồng thời lưu lịch sử mở theo từng người dùng. Dữ liệu này có thể dùng để theo dõi giờ đến của nhân viên.
Khi nói đến khóa vân tay chấm công cho văn phòng, đa số trường hợp là nhóm thứ hai: tận dụng lịch sử ra vào của khóa thông minh. Một số nền tảng app có thêm mục thống kê hoặc chấm công cho dòng khóa hỗ trợ, nhưng tính năng này khác nhau theo từng model, anh chị cần kiểm tra cụ thể trước khi mua.
Khóa vân tay chấm công làm được gì và không làm được gì?
| Nhu cầu | Khóa có app, lịch sử ra vào | Máy chấm công chuyên dụng |
|---|---|---|
| Khóa, mở cửa văn phòng | Có | Không |
| Biết ai mở cửa, lúc mấy giờ | Có, theo tên người dùng trên app | Có |
| Ghi nhận giờ về | Hạn chế, vì thường chỉ ghi lượt mở từ bên ngoài | Có |
| Ghi nhận khi nhiều người vào cùng lúc | Chỉ ghi người mở, người đi theo không có dữ liệu | Mỗi người tự quét |
| Tính công, ca, xuất bảng lương | Tùy app, thường không chuyên sâu | Có |
Như vậy khóa vân tay chấm công phù hợp nhất với văn phòng dưới khoảng vài chục người, giờ giấc linh hoạt, cần biết ai đến sớm, ai mở cửa đầu ngày, ai ra vào ngoài giờ. Doanh nghiệp tính lương theo công chặt chẽ vẫn nên dùng máy chấm công riêng và để khóa cửa lo phần an ninh.
Cách triển khai khóa vân tay chấm công cho văn phòng
- Chọn khóa có app wifi để dữ liệu được đẩy lên điện thoại quản lý theo thời gian thực. Khóa chỉ dùng bluetooth thường phải đứng gần mới đồng bộ được lịch sử.
- Đăng ký mỗi nhân viên một tài khoản người dùng, đặt tên rõ ràng, không dùng chung vân tay hay thẻ.
- Quy định mỗi người tự quét khi vào, kể cả khi cửa đang có người giữ, nếu muốn dữ liệu đầy đủ.
- Giữ quyền quản trị cho 1–2 người phụ trách hành chính.
- Xóa người dùng ngay khi nhân viên nghỉ việc để vừa an toàn vừa sạch dữ liệu.
Cách đọc và lọc dữ liệu được hướng dẫn trong bài cách xem lịch sử mở cửa. Anh chị cũng nên đọc thêm về lịch sử ra vào khóa thông minh để hiểu dữ liệu nào được lưu.
Chọn khóa vân tay chấm công theo loại cửa văn phòng
Cửa kính cường lực
Văn phòng phần lớn dùng cửa kính. Khóa vân tay cửa kính Demax SL800 G App Wifi được hãng mô tả là chuyên dùng cho cửa kính văn phòng, độ dày kính 5–12 mm, lưu 100 vân tay và 1.000 thẻ từ, mật khẩu, có app wifi và remote. Nếu muốn thêm Face ID để nhân viên mở không chạm, có thể chọn Khóa thông minh cửa kính Demax EL900 AC App TTlock, Face ID 3D dùng app TTLock, pin sạc lithium kép. Các mẫu khác có tại danh mục khóa cửa kính.
Cửa gỗ, cửa thép
Với cửa gỗ phòng giám đốc hoặc cửa chính văn phòng dạng cửa đi thông thường, Khóa cửa thông minh Hubert HB CG23 App wifi có app wifi để mở từ xa, quản lý người dùng và xem lịch sử ra vào. Khóa vân tay Wifi Dessmann A510 công bố chức năng lưu và thông báo lịch sử mở cửa qua điện thoại, có chống nước. Tham khảo thêm tại danh mục khóa cửa vân tay.
Giá tham khảo: Demax SL800 G 4.683.000đ, Demax EL900 AC 6.293.000đ, Hubert HB CG23 5.350.000đ.
Lưu ý quyền riêng tư khi dùng khóa vân tay chấm công
Vân tay và khuôn mặt là dữ liệu sinh trắc học của nhân viên. Anh chị nên thông báo rõ mục đích sử dụng, chỉ dùng dữ liệu ra vào cho việc quản lý nội bộ, giới hạn số người được xem lịch sử, và đặt mật khẩu mạnh cho tài khoản app quản lý. Khi nhân viên nghỉ, xóa vân tay của họ khỏi khóa. Với văn phòng có nhiều phòng ban, bài khóa cửa văn phòng phân tích kỹ hơn cách phân vùng ra vào.
Câu hỏi thường gặp về khóa vân tay chấm công
Có xuất được dữ liệu ra Excel để tính lương không?
Phụ thuộc ứng dụng của từng hãng. Nhiều app chỉ cho xem lịch sử theo ngày, theo người trên điện thoại. Nếu cần xuất file để tính lương, anh chị nên hỏi rõ và yêu cầu kỹ thuật demo trước khi mua.
Mất wifi thì khóa vân tay chấm công còn ghi nhận không?
Khóa vẫn mở bằng vân tay, thẻ, mật khẩu bình thường. Việc lưu lịch sử trong lúc mất mạng và đồng bộ lại sau đó tùy model, nên anh chị hãy kiểm tra thực tế sau khi lắp.
Một khóa cho văn phòng 30 người có đủ không?
Về dung lượng thì đủ, vì nhiều model lưu 100 vân tay trở lên. Vấn đề là giờ cao điểm nhiều người chờ quét một cửa, nên anh chị cân nhắc thêm thẻ từ để nhân viên mở nhanh hơn.
Khóa vân tay chấm công là giải pháp gọn cho văn phòng nhỏ muốn vừa bảo vệ cửa vừa theo dõi giờ ra vào. Hãy xác định rõ nhu cầu tính công đến đâu để chọn đúng khóa vân tay chấm công hoặc kết hợp thêm máy chấm công chuyên dụng.
Cần tư vấn chọn khóa cửa điện tử?
Chụp ảnh cửa (mặt trong, mặt ngoài, cạnh cửa) gửi qua Zalo, kỹ thuật Bếp Xanh tư vấn mẫu khóa phù hợp và báo giá trọn gói lắp đặt trong ít phút.
